凱泰科技RFID智能管理系統(tǒng)檔案管理解決方案

　　一、系統(tǒng)背景

　　近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：

　　(一)傳統(tǒng)手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長

　　(二)檔案存放次序較易被打亂，查找困難

　　(三)檔案種類龐雜，查閱耗時(shí)長

　　(四)檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)，大多停留在檔案盒的盤點(diǎn)上

　　(五)對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負(fù)荷和成本。

　　鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術(shù))技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。

　　二、系統(tǒng)概述

　　CANTECHS檔案庫房管理系統(tǒng)由凱泰科技公司開發(fā)，專門為各行業(yè)檔案庫房管理工作而設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)。其硬件外形設(shè)計(jì)精美，堅(jiān)固耐用，有很高的實(shí)用性;軟件操作直觀、簡潔。大規(guī)模集成電路和貼片生產(chǎn)方式確保了產(chǎn)品的可靠品質(zhì)。檔案庫房管理系統(tǒng)自投放市場以來，以其簡單的使用方法，準(zhǔn)確的計(jì)算結(jié)果，受到了用戶的一致好評，并以其運(yùn)行的安全性、技術(shù)的先進(jìn)性，受到了專業(yè)人員的肯定，更以其方便準(zhǔn)確的查詢功能受到了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的贊賞。

　　使用該系統(tǒng)可以提高檔案庫房管理、查詢、借閱、盤點(diǎn)等工作效率，大大降低了人工成本和時(shí)間成本，提高了查閱效率，完善了借閱管理。

　　檔案管理系統(tǒng)是一套功能強(qiáng)大、操作簡便、實(shí)用的自動(dòng)化管理軟件，包括用戶管理、檔案數(shù)據(jù)錄入、檔案編號查詢、借閱管理、操作日志查看、報(bào)表打印等。

　　整個(gè)系統(tǒng)由手持盤點(diǎn)終端、發(fā)卡機(jī)、rfid讀卡器、RFID資產(chǎn)標(biāo)簽及相關(guān)軟件組成。系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)為控制中心，高性能的硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，整個(gè)配置具有高安全性、可靠性。通過RFID自動(dòng)識別射頻技術(shù)與傳統(tǒng)的資產(chǎn)標(biāo)簽進(jìn)行整合，有效的使用智能化信息產(chǎn)品進(jìn)行檔案庫房管理。

　　三、系統(tǒng)流程

　　1.檔案登記

　　通過RFID智能檔案管理系統(tǒng)（下文簡稱為“管理系統(tǒng)”）對檔案進(jìn)行編碼，將紙質(zhì)檔案信息錄入管理系統(tǒng)，包括文件題名、文件主題、文件摘要、文件種類、文件覆蓋范圍等，以上檔案信息登記完成后，自動(dòng)生成對應(yīng)的編碼，打印與之對應(yīng)的條形碼，粘貼在檔案封皮上，完成該檔案的登記。

　　可根據(jù)客戶需要，將不同類型的檔案在管理系統(tǒng)中設(shè)置為不同的儲存區(qū)域。

　　2.檔案上架

　　用手持?jǐn)?shù)據(jù)終端掃描裝盒的多個(gè)檔案條碼與對應(yīng)的檔案盒RFID電子標(biāo)簽進(jìn)行綁定，并上傳至管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，完成檔案跟檔案盒的綁定。（也可以用掃描槍掃描檔案的條形碼，用RFID工作臺讀取檔案盒電子標(biāo)簽信息進(jìn)行綁定。）

　　在管理系統(tǒng)中選擇上架任務(wù)，并選擇合適的檔案類型，智能檔案柜相應(yīng)區(qū)域自動(dòng)開架，并伴隨聲光提示，目標(biāo)列和倉位指示燈亮，語音提示目標(biāo)位置信息，管理人員將需要上架的檔案盒放在目標(biāo)倉位上后，倉位RFID天線自動(dòng)識別檔案盒信息，與倉位進(jìn)行綁定并上傳至管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，正常上架后，倉位指示燈熄滅，完成上架手續(xù)。如有錯(cuò)誤上架情況，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警并提示錯(cuò)誤內(nèi)容。

　　3.檔案下架

　　在管理系統(tǒng)下架任務(wù)中，輸入需要下架的檔案編碼或檢索檔案文件名等檔案信息，查找到目標(biāo)檔案，執(zhí)行下架任務(wù)。

　　目標(biāo)檔案所在列自動(dòng)開架，同時(shí)伴隨聲光提示，目標(biāo)列和倉位指示燈亮，語音提示目標(biāo)位置信息，管理人員根據(jù)提示將需要下架的檔案盒取下，倉位RFID天線自動(dòng)識別檔案盒缺失，通知管理系統(tǒng)目標(biāo)檔案盒已下架，倉位指示燈熄滅，管理人員在管理系統(tǒng)確認(rèn)下架任務(wù)，完成下架手續(xù)。如有錯(cuò)誤下架情況，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警并提示錯(cuò)誤內(nèi)容。

　　4.檔案借閱

　　在管理系統(tǒng)借閱任務(wù)中，輸入需要借閱的檔案編碼或檢索檔案文件名等檔案信息，查找到目標(biāo)檔案，執(zhí)行借閱任務(wù)。

　　目標(biāo)檔案所在列自動(dòng)開架，同時(shí)伴隨聲光提示，目標(biāo)列、和倉位指示燈亮，語音提示目標(biāo)位置信息，管理人員根據(jù)提示將需要借閱的檔案盒取下，用手持?jǐn)?shù)據(jù)終端掃描需要借閱的檔案條形碼，上傳至管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對該檔案進(jìn)行借閱登記，剩余的檔案留在原檔案盒中，將檔案盒歸位，倉位指示燈熄滅，在管理系統(tǒng)中登記借閱人信息并與借閱檔案進(jìn)行綁定，完成借閱手續(xù)。如有錯(cuò)誤借閱情況，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警并提示錯(cuò)誤內(nèi)容。如未完成借閱手續(xù)前，借閱人攜帶借閱的檔案經(jīng)過RFID通道門時(shí)，通道門會(huì)自動(dòng)報(bào)警并協(xié)調(diào)拍照或錄像。

　　管理系統(tǒng)設(shè)置借閱期限，如超期未歸還，系統(tǒng)進(jìn)行超期提示。

　　5.檔案歸還

　　在管理系統(tǒng)歸還任務(wù)中，輸入需要?dú)w還的檔案編碼或掃描檔案條碼，查找到目標(biāo)倉位置，執(zhí)行歸還任務(wù)。

　　目標(biāo)檔案應(yīng)所在列自動(dòng)開架，同時(shí)伴隨聲光提示，目標(biāo)列、和倉位指示燈亮，語音提示目標(biāo)位置信息，管理人員根據(jù)提示將目標(biāo)倉位的檔案盒取下，用手持?jǐn)?shù)據(jù)終端掃描歸還的檔案條形碼，上傳至管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對該檔案進(jìn)行歸還登記，需歸還的檔案放在檔案盒中，將檔案盒歸位，倉位指示燈熄滅，在管理系統(tǒng)中登記歸還人信息并解除之前的綁定，完成歸還手續(xù)。如有錯(cuò)誤歸還情況，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警并提示錯(cuò)誤內(nèi)容。

　　6.檔案查詢

　　在管理系統(tǒng)中有多種檔案查詢方式，可通過輸入檔案編碼、檔案名稱、歸檔時(shí)間、檔案內(nèi)容摘要、檔案類別等檔案信息進(jìn)行查詢。支持模糊查詢。

　　輸入檔案信息，執(zhí)行查詢?nèi)蝿?wù)，顯示目標(biāo)檔案信息，執(zhí)行查詢檔案原件任務(wù)，目標(biāo)檔案所在列自動(dòng)開架，同時(shí)伴隨聲光提示，目標(biāo)列、和倉位指示燈亮，語音提示目標(biāo)位置信息，管理人員可根據(jù)提示查閱目標(biāo)檔案內(nèi)容。

　　7.檔案盤點(diǎn)

　　智能檔案柜裝有倉位掃描天線，如需要檔案盤點(diǎn)，只需選擇盤點(diǎn)要求并執(zhí)行盤點(diǎn)任務(wù)。智能檔案柜根據(jù)盤點(diǎn)要求自動(dòng)對指定類型的檔案或指定時(shí)期內(nèi)的檔案或全部檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，同時(shí)將盤點(diǎn)結(jié)果與數(shù)據(jù)庫對比。如有檔案錯(cuò)誤、檔案缺失等現(xiàn)象，系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)警提示，相應(yīng)問題倉位置自動(dòng)開架，并伴隨聲光提示。管理人員將所有問題糾正后，系統(tǒng)顯示盤點(diǎn)結(jié)果并提示盤點(diǎn)無誤。

　　8.檔案銷毀

　　在管理系統(tǒng)銷毀任務(wù)中，輸入需要銷毀的檔案編碼，查找到目標(biāo)倉位置，目標(biāo)檔案所在列自動(dòng)開架，同時(shí)伴隨聲光提示，目標(biāo)列、和倉位指示燈亮，語音提示目標(biāo)位置信息，管理人員可根據(jù)提示取出需要銷毀的檔案，用手持?jǐn)?shù)據(jù)終端掃描需要銷毀的檔案條形碼，上傳至管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對該檔案進(jìn)行銷毀確認(rèn)，剩余的檔案留在原檔案盒中，將檔案盒歸位，倉位指示燈熄滅，完成銷毀手續(xù)。管理人員將紙質(zhì)檔案銷毀。如有存取錯(cuò)誤情況，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警并提示錯(cuò)誤內(nèi)容。

　　9.防盜報(bào)警

　　智能檔案柜對存儲的檔案施行實(shí)時(shí)掃描，如未執(zhí)行相關(guān)任務(wù)私自進(jìn)行上下架操作，智能檔案柜進(jìn)行自動(dòng)報(bào)警提示，及時(shí)通知管理人員，有效防止了對檔案的偷盜行為。